БИЗНЕС-БАЛАНС, ООО |
Адрес: г. Львов, пр-т Вячеслава Чорновола, 63 оф. 911
Телефон: +38(032) 2407599
, +38(050) 3742006
Факс: +38(032) 2407599 |
Електронний документообмін – реалії сьогодення |
|
Переваги впровадженняВ наші дні багато хто веде розмови про електронний документообмін, про те, що це зручно, швидко та вигідно. Справді, багато великих організацій - Галнафтогаз, Vodafone, Vega, Епіцентр, ДТЕК, Socar, Billa та багато інших - почали використовувати відправку рахунків, актів та інших первинних документів в електронному вигляді. Але, на жаль, поки що мало хто з менших організацій задумується над тим, як у своїй організації розпочати відправку власних первинних документів. Хоча це цілком реально зробити і отримувати бонуси від використання електронного документообміну. Для прикладу, можемо навести ситуацію з нашими контрагентами. Ще в червні 2017 року ТОВ “БІЗНЕС-БАЛАНС” повністю перейшов на електронний документообмін на базі програми “M.E.Doc” і від того часу ми надсилаємо нашим контрагентам первинні документи в електронному вигляді. Практично усі приймають і затверджують їх, тобто вже частково користуються електронним документообміном. Але коли справа доходить до відправки, то переважна більшість із цих контрагентів переходять на звичні конверти або кур’єрські служби. Давайте ми спробуємо навести переваги електронного документообігу (ЕДО), які відчули на власному досвіді і можливо це додасть вам ще більше аргументів, щоб все-таки перейти на ЕДО:
Оскільки є певні нерозуміння та побоювання запровадження повноцінного електронного документообміну, ми вирішили трішки пролити світло і обговорити питання, які найчастіше виникають. Питання та проблеми, які найчастіше виникають при переході на Електронний документообмін:1. Не вміння / не бажання працювати з електронними первинними документамиДля прикладу, в “M.E.Doc” відправка документу займає два-три кліки. Проте, набагато "легше" робити це в паперовому вигляді. Тут все просто: спочатку ти роздруковуєш необхідний документ, проходиш квест в пошуках директора, підписуєш, пакуєш документи в конверт (якщо не забув його перед тим купити), клеїш марки і вже потім легкою ходою йдеш на пошту. 2. Бояться ступити на стежку невідомостіСтрах змін лякає. Деякі користувачі бояться, що це для них додаткова і складна, бо ще не відома робота, яка ляже на їхні плечі. Якщо ми чогось не знаємо, то нам простіше сказати “це не працює”, “це не так”, “це важко”, аніж зібрати всю волю в кулак і остаточно прийняти рішення, що ми це робимо і, власне, почати робити. Першим кроком до змін може бути ознайомленням із Законом України “Про електронні документи та електронний документообіг”: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15 Другим кроком може бути ознайомлення із інструкцією по роботі з обраною Вами програмою для електронного документообміну. Якщо Ви використовуєте програму “M.E.Doc”, то читання інструкції можна замінити дзвінком у нашу організацію, яка допоможе в технічних аспектах налагодження процесу обміну документами в електронному вигляді. 3. Не впевнені, що електронний документ на 100% заміняє паперовийІнколи навіть написана чорним по білому стаття закону не вселяє впевненості і змушує засумніватись: “А якщо я не так зрозумів/ла і щось не так зроблю”. І далі сидимо і чекаємо. Контрагенти можуть іноді прямо заявляти, що вони хочуть лише паперові документи. Хоча, з власного досвіду можемо сказати, що таких клієнтів одиниці. І після розмови з ними більшість усвідомлює, що електронний документообмін - це безпечно, швидко та законно. Так, на початках потрібно зрозуміти як це робити і приділити трішки часу і зусиль. Але це потрібно зробити лише 1 раз і використовувати ці знання постійно та ділитись з іншими. Ось коротенька “дорожня карта” для впровадження електронного документообміну у вашій організації:
Зверніть увагу! Якщо Ви вже використовуєте програму “M.E.Doc” або “СОТА” для відправки звітів, то у Вас автоматично вже є доступ до відправки первинних документів у кількості до 50 штук за календарний місяць безкоштовно, маючи ліцензію лише на модуль “Звітність”. Якщо Вас цікавлять деталі технічного впровадження та використання електронного документообміну на базі програми “M.E.Doc” - звертайтесь на гарячу лінію ТОВ “БІЗНЕС-БАЛАНС” і ми допоможемо Вам економити Ваші кошти на відправці документів. |